Sua empresa recebeu uma notificação do Ministério do Trabalho? Saiba quais documentos podem ser analisados
Receber uma notificação do Ministério do Trabalho costuma gerar uma pergunta imediata no RH: “Quais documentos precisamos apresentar?”
A resposta depende do objeto da fiscalização, mas uma coisa é importante entender: não basta ter documentos arquivados. Em uma fiscalização de Segurança e Saúde no Trabalho, a empresa pode precisar demonstrar que os riscos foram identificados, avaliados, prevenidos e acompanhados na prática.
Por isso, antes de simplesmente reunir arquivos, o ideal é verificar se existe coerência entre a documentação e a realidade da empresa.
| Quais documentos podem ser analisados?
No contexto do GRO e PGR, alguns dos principais documentos e registros que podem ser analisados são:
Inventário de Riscos: apresenta os perigos e riscos identificados pela empresa e sua avaliação.
Plano de Ação: demonstra quais medidas de prevenção foram definidas, com responsáveis, prazos e acompanhamento.
Avaliação Ergonômica Preliminar (AEP): importante para demonstrar a avaliação das condições de trabalho e dos fatores de risco ergonômicos, incluindo os psicossociais relacionados ao trabalho, quando aplicável.
Critérios e metodologias utilizados: ajudam a demonstrar como a empresa chegou às suas conclusões sobre os riscos.
Registros de acompanhamento e revisão: mostram se as medidas previstas realmente estão sendo acompanhadas e atualizadas.
Dependendo do objeto da fiscalização, também podem ser considerados registros administrativos e ocupacionais, informações do eSocial quando aplicável e outros documentos relacionados ao processo de prevenção.
| A fiscalização olha apenas os documentos?
Não!
Esse é um dos principais pontos que o RH precisa ter em mente.
A fiscalização pode combinar a análise documental com a verificação das condições reais de trabalho, incluindo observação do ambiente, entrevistas e escuta dos trabalhadores.
Isso significa que pode existir uma diferença importante entre o que está escrito no documento e o que realmente acontece no dia a dia.
Por exemplo: o plano de ação registra determinada medida preventiva, mas ela ainda não foi implementada. Ou o inventário apresenta uma determinada avaliação de risco, enquanto a realidade observada na empresa demonstra outra situação.
Por isso, ter o documento não é o mesmo que ter o processo funcionando.
| O que o RH deve fazer ao receber uma notificação?
O primeiro passo é entender exatamente o que está sendo solicitado e qual é o objeto da fiscalização.
Depois, vale fazer uma conferência interna:
1. Reúna a documentação solicitada: Evite começar criando documentos às pressas. Primeiro, verifique o que a empresa já possui.
2. Confira se os documentos estão atualizados: Informações antigas podem não representar mais as condições atuais de trabalho.
3. Compare documento e realidade: O que está registrado no PGR, na AEP e no plano de ação corresponde ao que acontece na empresa?
4. Verifique as medidas de prevenção: Se existe um plano de ação, é importante conseguir demonstrar o acompanhamento das medidas previstas.
5. Organize as evidências: Registros de reuniões, consultas aos trabalhadores, capacitações, acompanhamento das ações e outras evidências podem ajudar a demonstrar que o processo realmente acontece.
A NR-1 não determina um único modelo para comprovar a participação dos trabalhadores.
| O maior erro é pensar apenas em “ter papel”
Uma fiscalização não deve ser encarada como uma prova de que a empresa possui uma coleção de documentos.
O que importa é conseguir demonstrar que existe um processo de gestão de riscos consistente, adequado à realidade das atividades e acompanhado ao longo do tempo.
No caso dos riscos psicossociais, por exemplo, o próprio material orientativo do Ministério do Trabalho destaca que questionários, quando utilizados, não são suficientes isoladamente.
Os resultados precisam ser analisados tecnicamente e integrados à AEP e/ou ao inventário de riscos.
| Em resumo
Se sua empresa recebeu uma notificação, não espere a fiscalização para descobrir se a documentação está coerente.
PGR, Inventário de Riscos, Plano de Ação, AEP, metodologias, registros e evidências de acompanhamento precisam fazer parte de uma gestão contínua, e não de uma organização emergencial de documentos.
A prevenção começa antes da fiscalização.
Sua empresa recebeu uma notificação ou precisa revisar sua documentação de SST? A equipe da Norma Ergonomia pode ajudar a avaliar o cenário e identificar os próximos passos.
Comentários